必携の時間管理(タイムトラッキングツール)アプリと、マスター(達人)になれる時間管理術

Googleのツールが多くの人に受け入れられて広く使われるようになった頃、「ライフログ」を記録するということが一部の人たちにある種の熱を持って語られました。自分の行動記録をインターネットに残すということです。いまや、カレンダー、メール、MAP等々Googleの使用履歴がそのまま「ライフログ」であると言える状態なのではないでしょうか。

より意識的に、自分の活動記録を残すアプリが、時間管理(タイムトラッキング)ツールと呼ばれるアプリケーションです。
最近では、特に「働き方改革」ということで、残業を減らさなくてはいけない、や、生産性をあげなくてはならない、という声が日増しに強くなっています。毎日のニュースで、「働き方」という言葉を見ない日がない気がしませんか?

この声を、もっと一人ひとりの時間を大事に使おう、ということだと理解をすると、単純に「働き方改革」と言われている意味も違った意味に捉えられる気もします。時間は平等に与えられているものです。その使い方次第でその後の人生が大きく変わるものです。しかし、そんなうまい時間の使い方が簡単にできるのかという思いも頭をもたげてきます。

この記事では時間管理アプリの導入から使い方と、誰もが簡単にできる時間管理術をまとめました。

時間管理(タイムトラッキング)とは?

時間はすべての人に平等である。なぜ差がついてしまうのかを自覚するところから始めよう

どんな大富豪であろうが明日の食べ物に困る貧困にあえぐものであろうが、万人に平等に与えられている唯一の資産が「時間」です。1 日には24時間。1時間は3600秒だから、1日は86400秒です。

ベンチャー創業者は、睡眠時間以外仕事してたなどという言葉を残していますが、差が生まれるのはその時間の使い方そのものであることは明白です。成功する人、そうでない人を分けるには、時間をどう使ったらよいのでしょうか。寝ている時間以外仕事をすることだ、などとは言えません。もちろん、人それぞれの答えがあるのでしょうが、わかりやすい正解は「時間をムダにしない」ということに落ち着くはずです。

ムダな時間をみつけること、それを実に簡単に発見し改善できるのがここで紹介する「時間管理アプリ」です。

よく、「ON」と「OFF」という言葉で仕事の時間とそれ以外を表現されますが、これも仕事の時間をきっちり管理できているから生まれる言葉でもあります。時間管理アプリを使うことで、その記録を振り返り自分の時間の使い方を簡単に検証できるようになります。ムダな時間も一目瞭然です。

ビジネスの成功者インタビューを読むと、睡眠の前後に1日の振り返りや予定の確認などを習慣化されている方々が多いことに気が付きます。

いまここでは「時間管理」と言っていますが、これは言わば自己管理と言いかえることもできます。
習慣化するためにはできる限り簡単であることも重要です。つまり、時間管理アプリはとにかく操作や使い勝手がシンプルで続けやすいものでなくてななりません。シンプルな操作だけで時間の使い方を記録していて、むしろ、使っている本人がそれを意識しないで済むようなものが望まれます。

新しくなった!時間管理アプリ「TimeCrowd(タイムクラウド)」の使い方をマスターしよう

ここでは時間管理アプリの中でも、「TimeCrowd(タイムクラウド)」を例に使い方や活用法を解説していきます。初めて時間管理アプリを検討しているのであれば、「TimeCrowd(タイムクラウド)」は入門編としてぴったりの極めてシンプルなアプリケーションです。


⇒ TimeCrowd

時間管理アプリは他にもあります。もし「TimeCrowd(タイムクラウド)」の使い心地に不便さを感じるようでしたら、下記に紹介している他のアプリを使ってみてもよいでしょう。

TimeCrowd(タイムクラウド)とは

パソコンやスマホなど、マルチプラットフォーム対応の定番時間管理アプリです。それぞれのプラットフォーム向けアプリでの記録に加えて、レポート画面で行動記録の集計データを確認できるため、環境を選ばないのが最大のメリットです。また、「チーム」で使うことを念頭に作られているので、自分の時間を一緒に仕事をするメンバーと簡単に共有できる点が特徴です。

この記事では「TimeCrowd(タイムクラウド)」を使って時間管理のノウハウを解説しますので、ダウンロードやインストールについては以下リンクをご覧ください。

各デバイス別 TimeCrowd(タイムクラウド) インストール方法

iOS

iPhone、iPad など iOS 用の「TimeCrowd(タイムクラウド)」アプリは、App Store からダウンロード、インストールしてください。

⇒ ダウンロードはこちら

Android

Android スマホやタブレットなど向けの「TimeCrowd(タイムクラウド)」アプリは、Google Play からダウンロード、インストールしてください。

⇒ ダウンロードはこちら

Mac OS&Windows Chrome拡張機能

各OS向けのChrome拡張機能は、以下のページからダウンロード、インストールしてください。

⇒ ダウンロードはこちら

TimeCrowd(タイムクラウド) のユーザーになる

TimeCrowd(タイムクラウド)では、新規アカウントやパスワードの発行は不要です。
「TimeCrowd(タイムクラウド)」アプリを初めて起動すると、Googleのログイン認証画面になりますので、Googleアカウントをお持ちの場合はそのまま、お持ちのアカウントでログインしてください。

ここでは Windows 画面を例に解説しますが、他のプラットフォームでも基本的な操作は同じです。

すべて入力が完了したら、「許可」をクリック(タップ)していただけば、「TimeCrowd(タイムクラウド)」画面が開きます。

TimeCrowd(タイムクラウド) 基本的な使い方

「TimeCrowd(タイムクラウド)」の基本的な使い方は、何か行動を始める時に行動名を入力して、スタートボタンを押すだけ。そして行動が終わった時にストップします。基本的な使い方は、これだけです。

メイン画面にある「マイタスク」タブ画面が選択されている状態のはずです。
「新しいタスク」という表示のあるところをクリック(タップ)すると入力できる状態になります。

行動名を入力してください。「スタート」ボタンで行動記録開始、記録が始まると表示されているタイマーが秒単位で時間を刻んでいきます。
もう一度ボタンを押すと「ストップ」となり行動記録終了というのが基本的な使い方になります。

それでは、実際に行動記録をしてみましょう。

TimeCrowd(タイムクラウド)で時間の使い方を記録する

アプリ画面の右上にある「新しいタスク」のところに、これから行う行動名を入力して、右側にある「スタート」ボタンを押すと、行動記録が始まります。

行動記録が始まると、カウントが始まります。

現在の行動が終わって「Stop」ボタンを押すまでカウントが続くので、現在の行動が終わったらもう一度ボタンを押して「ストップ」してください。

TimeCrowd(タイムクラウド) で時間の使い方を分析する

記録した行動は、「TimeCrowd(タイムクラウド)」のレポート画面で閲覧することができます。「レポート」タブ画面を選択してください。

レポート画面ではメニューが表示されます。
右から順に、「チーム」「ユーザー」「期間」となっています。

「チーム」が作成されていない場合は「個人用」が、「ユーザー」には、「あなた」がそれぞれ初期状態で選択されています。
「期間」はレポートを表示したい期間を選択してください。(初期状態は、「今週」が選択されています。)
選択をし直す場合は、「→」ボタンをクリックすると、あらためてレポートが出力されます。

何にどれだけの時間を費やしているのか、一目瞭然です。

レポート結果を時間管理に役立てる

「TimeCrowd(タイムクラウド)」など時間管理アプリのメリットは、簡単に行動を記録していることをほとんど意識せずに時間の使い方を把握、分析できることです。

データが蓄積されていくにつれて、自分自身の時間の使い方の傾向や癖、課題が見えてくるはずです。多くの時間を費やしているものが果たしてそれだけ時間を費やすだけの価値があるか、ムダはないかと検証することで、自分の時間の使い方の工夫をする術が生まれてくるはずです。

その他のおすすめ無料時間管理アプリ 3 選

ここでは「TimeCrowd(タイムクラウド)」以外のおすすめ定番アプリを 3 つ紹介します。一番人気があるアプリがあなたにとってベストのアプリになるとは限りません。個人の好みもありますので、まずは「TimeCrowd(タイムクラウド)」を使ってみて、合わないようなら、ここで取り上げている時間管理アプリをダウンロードして使い比べてみてください。

Mystats

円グラフ表示、カレンダー形式による細かなタスク管理が可能。ユニークな機能としては、「何を何時間やったかわかる折れ線グラフ」がある。例えば、1ヶ月分の移動時間が見たければ、折れ線グラフを使ってどう推移しているのかが一目瞭然。

⇒ ダウンロードはこちら (iOS)

aTimeLogger

実際に使った時間を何に使ったのかをカテゴリー選択で色分け記録できるアプリです。時間のムダを洗い出すのに適しており、時間を使ったログを確認することで自分の頑張りを振り返ることもできます。

⇒ ダウンロードはこちら(iOS)
⇒ ダウンロードはこちら(Android)

Toggl

パソコンやスマホなど、マルチプラットフォーム対応の定番時間管理アプリです。それぞれのプラットフォーム向けアプリでの記録に加えて、管理画面にアクセスしてブラウザ上で行動記録を保存できるため、環境を選ばないのが最大のメリットです。
https://toggl.com/

⇒ ダウンロードはこちら(iOS)
⇒ ダウンロードはこちら(Android)

仕事も人生を成功させる時間管理術

時間管理の大原則は、「生産性」を意識すること!

忙しいが口癖になっていないか気にしてみよう。仕事量が多いから? それは、時間の使い方に問題があることも原因です。仕事の優先順位を決めて、一つずつ確実に処理していくことを心がけてみるのも大切。実際に、複数のタスクを同時に完了させることは簡単なことではありません。焦りや欲張りによって複数のタスクを同時に進めようとせず、1 つのタスクを確実に完了させていくのが、実はもっとも高効率かもしれません。

仕事の優先順位を明確にしましょう。今すぐやること、その次にやること、近いうちにやっておくべきことといったように仕事の優先順位を設けることで初めて計画が有効なものとなり、すべての仕事で目的を達成することができます。

時間管理アプリは時間の使い方を後から検証できるので、その優先順位通りに進捗したのかを検証することも大事です。

確実に休む時間を決めること

働くことばかりが時間の使い方ではありません。「休む」ことも立派な時間の使い道であることを知りましょう。そもそも、バイオリズムという言葉もあります。人間には好不調の波があるということです。自分のリズムを知って、好調時にはグイグイ進め、不調と自覚があるならしっかり休むこと。習慣化することで、自分のリズムがハッキリ自覚できて、よいサイクルが生まれてくるはずです。

高らかに宣言する

仕事には必ず締め切り、納期があります。まず最初に取り組む仕事の締め切りを確実に設定しましょう。締め切りのない仕事は作らないこと。仕事の集中力やモチベーションに影響します。そして、予定が決まったら、これから何に時間を使うのかという「宣言」をします。

時間管理アプリは、その宣言ができるツールであるとも言えます。予定している行動を命名すること。これだけで集中力がかなり向上します。

実現不可能な目標設定をしない

あるタスクが終わったら、次のタスクに取り掛かるチャンスが生まれること。いつまでも同じ仕事をダラダラとやっている人には、新しいチャンスは訪れません。同様な思考で、実現不可能な目標設定をして時間を費やすのも無駄を生む要因であるというような考え方をしたいものです。「高らかに宣言する」で触れた目的も、その境界線を明確にするためでした。

時間管理アプリが目指すのは、ムダな時間の使い方を排除することです。時間の使い方を記録した上でそれを検証、次の工夫に役立てるというのは PDCA サイクルと同じ考え方です。

小さな達成を積み上げる

成功体験の積み重ねることが重要であるということは、多くの成功者が語っていることです。現実味のある小さな目標を確実に達成していくことで、成功する方法を感覚的に身につけることができ、やがては大きな成功を成し遂げている──。

遠い将来のことはともかく、まず目の前に見えている近い将来を確実にモノにしていきましょう。時間管理アプリでは、時間の使い方を細かく記録できるため、時間の使い方に関する目標を立てやすく、時間の使い方が「見える化」されるので目標達成のために要した時間が一目瞭然になります。

まとめ

時間管理アプリを使って実現できる時間管理術を紹介してきました。
ご自身の仕事や生活に応用できそうだとお感じになった方が多いのではないでしょうか? 決して難しいことではないですし、いますぐ取り組めることも多いと思います。「TimeCrowd(タイムクラウド)」の導入も含めて、まずできることから始めてみてはいかがでしょうか?

時間管理アプリで人生が変わった、などと表現をされる成功者もいらっしゃいますが、その表現が決して大げさではないことをあなた自身も知ることになるのではないでしょうか。

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